행정조직내에서의 효율적인 「코뮤니케이션」을 위한 모형정립의 시도

행정조직내에서의 효율적인

「코뮤니케이션」을 위한 모형정립의 시도

 

 

Ⅰ. 서론

코뮤니케이션을 ‘행위의 교환’을 포함하는 사람 사이의 상호작용, 조직의 여러 분야나 구성원 사이의 자료, 정보, 인식, 이해 등의 흐름, 혹은 포괄적으로 “의사의 교환에서부터 유기체가 다른 유기체의 행위에 영향을 미치는 일체의 행동과정이나 양식” 등으로 이해되고 있다.

행정조직내의 코뮤니케이션의 특징은 첫째, 행정이 지니는 정보의 비밀유지성으로 인해 코뮤니케이션 활동의 방향은 상의하달의 성격을 띠며, 둘째, 현대행정의 특징을 이루고 있는 전문주의, 분업, 이로 인한 부서간의 할거주의 때문에 코뮤티케이션 활동을 경직화 내지 왜곡시킬 수 있다는 점이다. 셋째, 현대관료제의 역기능적인 면과 관련하여 조직내의 코뮤니케이션 활동을 의식적으로 회피하려 한다는 점이다. 특히 무사안일주의, 번문욕례등은 조직내의 코뮤티케이션활동을 일정한 틀 속에 국한시켜 그 이상의 자율적 활동을 원치 않을 것이다.

 

Ⅱ. 「코뮤니케이션」풍토와 관련변수

코뮤니케이션은 관리과정에서 조직내의 제관계를 유지, 촉진해 주는 전류 혹은 변동자의 기능을 수행한다. 그러나 현실적으로 조직내의 코뮤니케이션이 중요시 되고 있으나 이의 효과적인 개선은 이루어지지 못하고 있다. 그 이유는 여러 가지가 있겠으나 특히 중요한 것은 공식적 통로의 제한이나 리더의 권위적인 통제방식 등 조직내부이 경직성을 들 수 있다.

코뮤니케이션 풍토는 조직풍토 혹은 조직분위기와 유사한 개념으로 조직풍토는 조직의 전반적인 분위기를 이르는데 비해 코뮤니케이션 풍토는 코뮤니케이션 활동에 직접 간접으로 영향을 미치는 조직의 분위기를 말한다.

호의적인 코뮤니케이션 풍토는 코뮤니케이션 활동을 촉진해 주는 유인이 되며, 방어적인 풍토는 코뮤니케이션에 장애가 된다.

코뮤니케이션과 관계있는 변수로는 준거집단의 성격, 리더십, 구성원의 퍼스낼리티, 통로, 정보수집방법, 코뮤니케이션의 방향 및 빈도, 전달기재 등의 여러 가지를 들 수 있다. 그너나 여기서는 코뮤니케이션의 풍토에 직접적인 관련을 가진 정보원, 코뮤니케이션의 방향, 코뮤니케이션의 통로, 코뮤니케이션의 빈도의 4가지 변수만을 살펴보기로 하자.

1. 정보원

코뮤니케이션 과정에서 정보원은 시발점이 되는 동시에 어떤 정보, 의사, 아이디어를 가진 전달자이다. 따라서 정보원은 두개의 측면을 지니는데 첫째, 전달자가 선호하는 정보의 원천이 어떠한 것인가 하는 것이며, 둘째, 전달자가 소유하고 있는 태도, 코뮤니케이션 기술 등의 측면이다.

2. 방향

코뮤니케이션의 흐름은 방향, 성격, 공식성에 의해 분류할 수 있다. 집권화된 공식적 조직에서는 코뮤니케이션 흐름이 고도의 권위적 성격을 나타내는데, 이는 의사의 표현과 전달이 공식적인 권위와 책임의 선에 한정되어 있기 때문이다. 코뮤니케이션은 조직의 수직적, 권위적 통로에 따라 흐르고 있다. 이는 주로 공식적 조직도표에 의한 것으로서 조직의 권위, 권력, 책임 등의 공식적 통로를 의미 한다.

3. 통로

코뮤니케이션의 통로는 정보원(전달자)과 수신자(피전달자)를 연결하는 연결선 내지 회로로서 매체 혹은 통로라고도 한다.

상관과 부하 혹은 조직이 하층부의 의사를 표현할 수 있는 제도적장치를 보면 다음과 같다.

1) 고충처리제 : 부하가 자기의 직속상관을 거치지 않고 직접 최고관리자에게 불평이나 의사표시를 할 수 있는 것으로 부하를 직속상관의 자의적인 행위로부터 옹호해 주는 구실을 한다.

2) 문상시개방 : 이는 문자 그대로 상관의 문이 부하에게 항상 개방되어 있다는 의미로서 부하가 항시 어떤 고충이 있을 때 서슴치 않고 들어가서 애기를 털어 놓을 수 있겠금 한다는 것이다.

3) 상담, 태도조사 및 조직외에서의 면접 : 부하주도의 코뮤니케이션을 장려하고 신뢰성과 비밀보지의 상담, 정기적으로 부하의 태도조사를 하고 조직의 외부에서 유의미한 면접을 함으로서 유용한 자료를 얻기 위한 방편이다.

4) 참여적 기법 : 동료들 간의 모임, 협동관리위원회, 건의함 등의 비공식적으로 부하의 참여나 공식적 참여프로그램을 통하여 부하의 참여의식을 제고하기 위한 방법이다.

5) 옴부즈만 : 대규모관료제 혹은 정부조직에 대한 국민의 불평, 불만을 해소하는 방편으로 이용되어 왓으나 조직내에 도입하여 부하의 자율적 코뮤니케이션 활동을 도울 수 있을 것이다.

4, 빈도

조직은 환경과의 ‘반-엔트로피’활동을 계속하고 조직내 개인 간의 균형을 유지하기 위하여 코뮤니케이션 활동을 하게 되는데, 과연 어느 정도의 빈도가 적정량인가 하는 것은 단정하기 어렵다. 다만 추상적으로는 조직이 목표달성을 위해 균형상태를 지속할 수 있을 정도라고 할 수 있다.

 

Ⅲ. 「코뮤니케이션」풍토의 유형

 

부하 상관	권위적	민주적
권위적	유형Ⅰ	유형Ⅲ
민주적	유형Ⅱ	유형Ⅳ

 

1. 유형 Ⅰ의 풍토

유형 Ⅰ의 풍토는 상관과 부하가 다같이 권위적 성격인 경우의 코뮤니케이션 풍토를 나타낸다. 이유형은 비교적 국민의 민주의식이 높은 서구의 행정조직에서는 찾아보기 힘들다. 그러나 우리나라의 경우, 행정문화가 계서(階序)주의, 관인지배주의 등의 성격을 띄므로, 행정조직이 권위적, 보수적 코뮤니케이션 풍토를 나타내는 것을 쉽사리 볼 수 있다.

2. 유형 Ⅱ의 풍토

유형 Ⅱ의 풍토는 조직내의 상관은 권위적인데 비해 부하는 민주적인 경우이다. 이러한 유형의 풍토는 과도기적인 사회에서 발견할 수 있을 것으로 생각된다. 우리나라의 경우 유교교육 혹은 일제하의 식민교육을 받은 기성세대와 해방이래 서구식 민주주의 교육을 받은 한글세대 사이의 세대차를 보면 많은 Gap이 나타나는데 이러한 것이 이의 유형이다.

3. 유형 Ⅲ의 풍토

유형 Ⅲ의 경우는 조직내에서 상관은 민주적이고 부하가 권위적인 경우로서 유형 Ⅱ와 대조적이다. 이유형은 현실적으로 조직 전체의 차원에서 가정하기 힘들 것으로 생각되나, 개인의 퍼스넬러티 차원에서는 가능할 것으로 본다.

4. 유형 Ⅳ의 풍토

유형 Ⅳ의 풍토는 상관과 부하가 모두 민주적인 성격을 가지는 경우이다. 이유형은 4가지 유형 중에서 가장 활발하고 자율적 코뮤니케이션 활동이 지배적으로 나타 날 것이다.

이러한 유형의 풍토에서는 조직구성원이 민주적인 성격을 지니며 상호의사를 존중하기 때문에 코뮤니케이션 활동의 촉진을 가져 올 것이다. 아직까지 전통적, 유교적 의식이 강하게 잔존해 있는 우리나라의 경우에는 사실상 찾아 보기 힘든 유형의 풍토라 볼 수 있다.

 

Ⅳ. 결론

조직내에서의 코뮤니케이션 활동의 중요성은 매우 중요하다. 목표달성을 위한 의사결정의 정확, 신속을 기하기 위해서는 폐쇄적인 코뮤니케이션 보다는 개방적인 코뮤니케이션이 요망된다. 따라서 이론적으로는 여기에 설정한 코뮤니케이션 풍토 가운데 유형Ⅰ의 풍토는 폐쇄적이고 유형Ⅳ의 풍토는 개방적인 성격을 띤다고 볼 수 있다. 그러므로 조직의 업무수행을 위해서는 유형Ⅳ의 코뮤니케이션 풍토를 조성함이 유리 할 것이다